Van Wijnen Vastgoedbeheer is de onderhoudspartner voor Dirkzwager legal & tax

Voor Dirkzwager legal & tax in Arnhem en Nijmegen is Van Wijnen Vastgoedbeheer al vele jaren dé onderhoudspartner. Naast correctief onderhoud en interne verbouwingen, wordt in het grootste kantoor van de juridisch dienstverlener sinds tien jaar gewerkt met een meerjarenonderhoudsplan. Tot tevredenheid van alle partijen, want planmatig onderhoud houdt vastgoed in goede conditie, voorkomt verrassingen en zorgt voor grip op de kosten.

Langdurig partnerschap is de basis voor planmatig onderhoud

Dirkzwager legal & tax is regionaal en nationaal een grote speler op het gebied van advocatuur, notariaat en fiscale dienstverlening. In totaal werken er 350 medewerkers vanuit drie kantoren. Velperpoort (5.200 m² vvo) en Bordelaise (1.800 m²) staan tegenover elkaar in Arnhem. Het kantoor Stella Maris (2.800 m²) is gevestigd in Nijmegen. Bijzonder is dat alle gebouwen een andere eigenaar en beheerder hebben. Van Wijnen Arnhem bouwde in 2001 het grootste kantoor (Velperpoort), een modern gebouw van 7 bouwlagen en twee liften. Voor dat gebouw – dat ondertussen is verkocht aan een Duitse investeerder – verzorgt Van Wijnen Vastgoedbeheer sinds het begin het correctief onderhoud en sinds tien jaar het planmatig onderhoud, inclusief installatie- en schilderwerk. Voor de andere gebouwen wordt alleen het correctief onderhoud gedaan en verzorgen de pandeigenaren zelf het preventief onderhoud.

Vastgoed in goede conditie

Het is een hecht partnerschap. Een warme band sinds lange tijd’, zegt Genoveva Hoppenreijs, Hoofd Facilitaire Dienst bij Dirkzwager over de samenwerking met Van Wijnen. Al moest er eerst heel wat water door de Rijn stromen om een start te maken met planmatig onderhoud. ‘Dat we nu met een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) werken, hebben we grotendeels aan Van Wijnen te danken. Toen ik zo’n twaalf jaar geleden bij Dirkzwager kwam werken, adviseerde Van Wijnen meteen om een MJOP op te stellen. Daarmee kun je in de tijd vooruit plannen, kosten inzichtelijk maken en beter begroten. Ik voelde daar zeker voor, maar bij Dirkzwager zat men nog meer op de lijn van het correctief onderhoud. Sinds de bouw van ons nieuwste kantoor aan de overkant, is daar iets in veranderd. We zijn er nu allemaal van overtuigd dat planmatig onderhoud een voorwaarde is om je vastgoed in goede conditie te houden.

Geen financiële verrassingen met MJOP

‘Preventief onderhoud voorkomt correctief onderhoud’, zegt Wim ter Braak, projectleider systematisch onderhoud bij Van Wijnen Vastgoedbeheer.

‘Storingen verhelpen dus. Pleisters plakken als er iets kapot gaat en vaak het wiel opnieuw uitvinden. Dat wil je eigenlijk niet. Je moet het kraanleertje vervangen voordat de kraan begint te lekken. Met een MJOP ga je een langdurige samenwerking met elkaar aan, waarbij je kennis en historie van de panden opbouwt en tijdig inspeelt op onderhoudsvraagstukken. Het liefst ook met een vast team van mensen dat na verloop van tijd elk detail van een pand kent, dat dingen signaleert en ook snel kan schakelen. Zo voorkom je financiële verrassingen. Wij werken altijd met tienjarenplannen, waardoor je kosten kunt uitsmeren over de tijd, reserves opbouwt en kunt spelen met de posten. Soms kan een dak nog wel een tijdje langer mee dan gepland en wil je het schilderwerk of de vervanging van een installatie naar voren halen. Het is de kunst om een stabiel uitgavenpatroon te creëren, zonder dat het ten koste gaat van het gebouw. Met planmatig onderhoud kan dat. Correctief onderhoud daarentegen is niet te sturen.’

Onzichtbaar én onmisbaar werk

Al tien jaar wordt er inmiddels planmatig gewerkt, tot tevredenheid van Hoppenreijs. In die tijd zag ze haar organisatie de overstap maken van een reactieve naar proactieve houding, samen met Van Wijnen en een groep vaste ketenpartners voor onder meer installatiewerk, elektrotechniek, schilderwerk en zonweringen. Waar er in de eerste jaren nog wat ‘achterstallig’ werk lag, heeft zij nu nauwelijks nog last van storingen of zaken die ineens aan vervanging toe zijn of stuk gaan. ‘En dat is fijn, want storingen zorgen altijd voor een negatief sentiment bij eindgebruikers’, zegt ze. ‘Samen doen wij dus relatief veel onzichtbaar, maar onmisbaar werk. Dat is compliment aan iedereen die daaraan bijdraagt, want je gaat het pas missen als het er niet is.’

Erg te spreken is het hoofd facilitaire dienst ook over de transparante manier waarop er wordt samengewerkt. ‘Wij begroten met open boek’, zegt Wim ter Braak. ‘Dat betekent dat we heel inzichtelijk maken wat iets kost, met de onderliggende offertes van onze co-makers en ons opslagpercentage erbij. Geen geheimzinnige boekhouding dus, maar open kaart. Dat is de basis voor vertrouwen.’ Hoppenreijs: ‘Het getuigt wat mij betreft van goed partnerschap. We gunnen elkaar een goede boterham en laten in die samenwerking het beste zien wat we in huis hebben. En als er dan eens iets is – we hebben in het verleden wat gedoe met een lift gehad bijvoorbeeld – dan weten we elkaar goed te vinden om te overleggen welke kant we op willen.’

In de schoenen van de klant

Diezelfde korte lijnen zijn er ook als Dirkzwager buiten het reguliere onderhoud om bouwwensen heeft voor een van de drie gebouwen. En dat komt regelmatig voor. Zo voorzag Van Wijnen een trappenhuis afgelopen jaar snel en creatief van een scheidingswand met passeervakken bij de uitbraak van de coronapandemie. Een deel van de medewerkers bij Dirkzwager kan immers niet thuiswerken, omdat het notariaat een cruciale dienst is en het passeren van testamenten en aktes volgens wetgeving ‘live’ moet gebeuren. Van Wijnen zorgde in de loop der tijd ook voor verschillende interne verbouwingen en was in de zomer van 2014 meteen paraat toen door een enorme wolkbreuk 600.000 liter water het kantoor Bordelaise instroomde. Op dit moment wordt er volop meegedacht om de beveiliging van de drie locaties een niveau te verhogen.

Hoppenreijs: ‘Van Wijnen is in staat om in de schoenen van de klant te gaan staan en mee te denken over betaalbare oplossingen. Waar ik soms bij een rechtstreekse leverancier aanklop met een probleem, weet Van Wijnen in een handomdraai iets te bedenken voor de helft van het geld. Het mooie is dat we daarbij vaak ook aan een half woord genoeg hebben. Ik ben niet technisch opgeleid, maar Wim of zijn collega’s in de uitvoering weten vaak in een paar schetsjes duidelijk te maken wat er moet gebeuren. Jip en Janneke-taal dus, daar hou ik van. Op basis daarvan geef ik dan al snel een ‘go’, want dat vertrouwen hebben we in elkaar.’

Interesse in vastgoedbeheer of meer weten over de samenwerking?

Neem vrijblijvend contact op met Wim ter Braak

Bel Wim

Mail Wim